Деловые конверты: оформление конверта делового письма
Для того чтобы создать
правильное оформление конверта, необходимо знать требования ГОСТа, находить
оригинальные идеи и возможность сочетать их в одном проекте.
Отправляя деловую или личную почту, необходимо
позаботиться о том, чтобы оформление конверта было сделано по всем правилам.
Лицевая сторона конверта делится на следующие зоны:
— верхняя левая (указывается адрес
отправителя);
— нижняя левая (адрес адресата);
— верхняя правая (зона почтовой марки);
— нижняя левая (индекс).
Правила оформления делового конверта
Иногда оформление почтового конверта
включает в себя иллюстрацию, которую размещают между индексом и адресом
отправителя.
Правильное оформление конверта включает
в себя установленный порядок написания реквизитов отправителя и получателя,
которые должны быть нанесены на конверт в следующей очередности:
1. Личные данные отправителя или
получателя, если он представляет частное лицо, полное описание или краткое
наименование фирмы или учреждения (для юридических лиц).
2. Адрес в последовательности: улица,
порядковый номер дома, номер квартиры (офиса), название населенного пункта
(город Иваново, поселок Заводской и т.п.), обозначение района, республики
(автономная область, край и т.п.).
3. Выбранная страна (указывается для
международных писем).
4. Индекс.
Дополнительно в адресной зоне может быть
указан штрих-код, указывающий, например, номер заказа. При изготовлении
конвертов должна применяться светлая однотонная или белая бумага, позволяющая
свободно считывать почтовые штампы.
Правила оформления конвертов не
позволяют использовать пометки или ремарки, указывающие на услуги специальных
почтовых отправлений (заказные письма или корреспонденция с правительственными
документами), а также надписи-директивы для работников почты: «срочно»,
«лично», «приоритетная доставка», и т.п.
При оформлении конвертов допускается
использовать машинописные, компьютерные шрифты (для данных, указывающие
реквизиты отправителя и получателя), а также заполнение граф от руки. При этом
цвет надписей регламентируется лишь их контрастностью и удобством для чтения.
Единственное ограничение – надпись «индекс места назначения», которая может
быть выполнена лишь красным, голубым, фиолетовым или синим цветом. Для базовых
стандартных надписей на конверте используется шрифт.
Гарнитура литературная, начертание –
курсив, при этом надписи «Куда» и «Кому», «Откуда» и «От кого» выполняются
кеглем 8, остальные – кеглем 6.
По виду лицевой стороны можно разделить
конверты на маркированные и не маркированные. Почтовая марка, ее печатное
изображение или другой знак почтовой оплаты должны находиться строго в
отведенной зоне, при этом в «окне» 25х40 мм, строящемся от специальной угловой
метки, не допускаются никакие иные изображения или надписи.
Зачастую конверты играют важную роль в
продвижении и маркетинге компании. Используя весь (достаточно широкий) спектр
возможностей этого вида рекламы, тем не менее, нужно строго соблюдать
перечисленные выше правила оформления конвертов.
Специалисты в области рекламного
маркетинга выработали приемы создания эффективных писем. Осознавая, что
информационная нагрузка в послании в основном лежит на самом письме, не стоит
упускать из вида и функцию конверта, от которого зависит, появится ли у
адресата желание открыть его и прочитать содержимое.
Изменение (в рамках ГОСТа) цвета
конверта, использование фактурной бумаги, нанесение в отведенном месте
оригинального призыва либо краткой аннотации содержимого конверта привлекут
внимание адресата. Тем не менее, хотя правила оформления конвертов и допускают
печать логотипа или слогана вашей компании на лицевой стороне, однако такой ход
целесообразно использовать лишь в случае, когда бренд является известным и
узнаваемым.
Оформление конверта, в общем, должно
соответствовать стандартам и одновременно выделять ваше письмо из всей
корреспонденции, — утверждают специалисты. Считаете ли вы, что это –
несовместимые понятия? Или же напротив, решение таких задач и дает наилучшие
результаты
