Основы тайм-менеджмента
Тайм-менеджмент является
планированием, организацией своих действий, использованием старого опыта, своих
предыдущих наработок, которые уже не раз доказывали свою эффективность, с целью
более продуктивного использования времени.
Умение управлять временем играет большую
роль в развитии бизнеса. Для профессионального руководителя необходимо уметь
организовывать не только свое время, но и время своих подчиненных.
Анализ рабочего времени. Данный анализ
позволит понять куда тратится ваше время и проводится он в несколько этапов.
• В течение нескольких рабочих дней
необходимо фиксировать то время, которое было затрачено на определенный вид
деятельности. Лучше составить таблицу, в одну из колонок которой записывать
расход времени. Благодаря определению затрат времени можно переходить к
созданию собственного графика, оптимизируя отдельные моменты.
• Необходимо проанализировать те виды
деятельности, в которых участвовал сам руководитель. Если данная деятельность
является не сложной, то ее можно передать сотруднику.
• На этом этапе нужно сравнить сильные и
слабые стороны руководителя. Рекомендуется составить таблицу для более
наглядного понимания того, над чем нужно работать, а что заслуживает похвалы.
Планирование
рабочего времени
Четкое представление собственной деятельности в подробностях дает преимущество, ведь исчезают потери времени на решение различных второстепенных и незначительных задач. Планирование разбивается на этапы. Сначала составляется план на несколько лет вперед, затем этот промежуток времени разбивается на части. План на каждый год в свою очередь делится на план по каждому месяцу. Такой план уже дает рассчитывать бюджет организации, он включает различные количественные показатели, которые должны быть достигнуты в определенный промежуток времени. Последним этапом является план на день. Он считается одним из самых важных этапов планирования, так как здесь создаются конкретные задачи. Важной деталью является то, что 40% рабочего времени остается незаполненным, чтобы обладать резервом для решения непредвиденных задач.
Постановка целей для работы
Еще одним важным этапом является правильно поставленная цель. Этот процесс имеет в себе определенные характеристики.
• Масштабы.
Если составляется план, охватывающий длительный срок, то и задачи устанавливаются глобальные, стратегические. При составлении другого плана на 3-5 лет цели становятся уже более конкретными. Они касаются, например, повышения производительности предприятия. Еще более конкретными являются те цели, которые ставятся на год. В данном случае конкретные задания распределяются среди подразделений фирмы.
• Конкретность и измеримость целей. Для лучшего результата в этой области необходимо обеспечить возможность измерить цель количественно.
• Достижимость. Цели должны соответствовать всем ресурсам, которыми обладает фирма.
Контроль за выполнением плана.
Необходимо научиться следить за планом и редактировать его при необходимости. Замечать свои собственные ошибки может оказаться очень полезным для вашей фирмы. Для ведения контроля используется различные его виды.
• Предварительный контроль
Осуществляется еще до вступления в силу плана. Может вестись в трех направлениях.
• Люди – отбор необходимых людей, определение навыков для какой-либо должности
• Материальные ресурсы
• Финансы – при составлении бюджета организации
• Текущий контроль.
Проводится уже во время реализации плана, во время рабочего процесса. Главным критерием является регулярность его проведения.
• Заключительный.
После проведения работ. На данном этапе выполняются две его функции
• Информационная – дает возможность сравнить фактические результаты с ожидавшимися.
• Мотивационная
Тайм – менеджмент управление, или как лишить себя права на жизнь.
Современный мир вынуждает нас жить и мыслить в условиях многозадачности. Компания, которая принимает нас на работу, еще на стадии собеседования задает вопрос о том, насколько мы стрессоустойчивы и способны ли мы выполнять несколько дел одновременно. Если ответить работодателю на этот вопрос честно, на работу нас не примут, остается одно – солгать. Но, верит ли сам работодатель в такой ответ? Если верит, то можно посчитать, что нам задали нам такой вопрос, чтобы составить имидж компании, если нет – то специалист отдела кадров задет еще несколько подобных вопросов, исходя из системы полученных ответов, делает вывод и принимает решение о принятии на работу или отказе. Последнее говорит о том, что отвечать лучше предельно честно.
Зачем и кому нужна такая схема? И нам и компании. От этого зависит эффективность сотрудника, его зарплата и прибыли работодателя. Иными словами, от нас будет требоваться соблюдение элементарных правил тайм-менеджмента, а если просто – то правильной организации рабочего времени. А если быть до конца честным, то правильной организации жизни.
Сменив несколько работодателей, могу сказать, что эффективность тайм-менеджмента, органайзеров и блокнотов, бесконечных записей дел и контактов бессмысленна, если нет интереса к работе и мотивации.
Тайм-менеджмент планирование работает только в идеальных условиях
Это не вопрос, а утверждение. Вспомните, свои первые дни на новом рабочем месте: блокнот исписан на половину, в голове и записях полная каша, нервы и силы на пределе, а результата минимум один документ и тот с кучей ошибок.
Причина в том, что новичка каждый пытается чему-то научить, что-то рассказать. Начинающий сотрудник еще не может отделить важную информацию от неважной. В результате хватается то за одну задачу, то за другую.
Таким образом, система любого тайм-менеджмента будет действенной, если руководитель даст под запись несколько – не более 3-5 на первый день задач или дел.
Система тайм менджмента. А если я опытный сотрудник?
Вопрос резонный, но отвечу, что и в этом случае отвлекающих факторов будет еще больше. Почему? Причина в накладках. Сколько бы мы не планировали, они все равно будут. Возвращаясь к собственному опыту. Пример трудовой деятельности в государственном учреждении: после всякой проверки, приходит приказ для ознакомления с ее анализом и составление ответного документа с приложением плана устранения недостатков. И это не считая планов на год, на месяц, на неделю, на день. Таким образом, контора планировала ради планирования. При такой системе работы никакие правила организации не работают.
Еще один недостаток опытного сотрудника заключается в том, что начиная справляться легко со своими делами, он начинает брать на себя выполнение дополнительных задач и чужой работы. Здесь стоит напомнить, что всякое дело, поручение и задача – это ответственность. Конечным результатом такого поведения будет либо нервный срыв, либо завал собственной работы.
Правила тайм-менеджмента или страсть к планированию
Даже самые хорошие привычки бывают губительны. Так, если приучить себя чистить зубы после каждого перекуса, то если у нас не будет такой возможности, мы будет испытывать дискомфорт, нервничать и думать, лишь о зубной щетке и пасте.
Привычка все и всегда записывать приведет к тому, что наша память перестанет работать, а мозг откажется решать задачи, которые мы не внесли в список важных дел в своем блокноте.
Стремление к планированию не оставит нам права на личную жизнь, создав постоянное ощущение присутствия на рабочем месте. Даже после работы сохранится психологическая потребность заглянуть в блокнот, чтобы проверить, не забыто ли какое-нибудь важное дело. Если это обнаружится, то выспаться точно не получится. Сталкивался ли кто-нибудь с ситуацией, когда записная книжка забыта на работе – ощущения сходны с теми, когда на работе забыт телефон или кошелек.
Таким образом, следование правилам тайм-менджмента – это не путь к успеху, а прямая дорога к неврозу.
Записывайте только важные дела, а не все, что необходимо сделать.
